Funktionen des Zeiterfassungssystems

Zeiterfassung per QR-Code-Scan

Der Mitarbeiter scannt beim Kommen und Gehen mit dem eigenen Telefon den QR-Code des Arbeitsorts. Der Eintrag enthält die genaue Zeit, den Arbeitsort und die GPS-Position. Kein Terminal, keine Chips, keine Installation vor Ort.

Am Arbeitsort gibt es kein Gerät, der QR-Code ist ein ausgedrucktes Blatt Papier. Die App läuft auf Android und iOS.

Unbegrenzter Arbeitsplätze

Für jeden Standort, jede Baustelle, jeden Auftrag oder jedes Projekt legen Sie einen Arbeitsort mit Adresse und GPS-Koordinaten an. Die App erzeugt einen QR-Code, den Sie ausdrucken oder als PDF per E-Mail senden. In Übersichten und Export filtern Sie nach Arbeitsort, sodass Sie wissen, wer wo wie viel gearbeitet hat.

GPS-Ortung von Kommen und Gehen

Jeder Scan wird mit der Position des Telefons gespeichert. In der Zeitliste sehen Sie eine grüne Markierung, wenn der Scan innerhalb von 150 Metern vom Arbeitsort lag, und eine rote, wenn er außerhalb lag. Optional kann ein Scan ohne GPS oder außerhalb des Umkreises komplett abgelehnt werden.

Mehr zur GPS-Kontrolle der Zeiterfassung »

Zeiterfassung in Echtzeit verfolgen

Der Administrator sieht in der App und im Webbrowser, wer gerade arbeitet, wann er gekommen ist, wer zu spät ist und wer bereits gegangen ist. Die Liste lässt sich nach Arbeitsort und Mitarbeiter filtern, und jeder Eintrag kann manuell bearbeitet werden.

Nachweis der Ereignisse

Neben Arbeit werden auch Home Office, Dienstreise, Dienstlich abwesend, Urlaub, Arztbesuch, Krankheit, Pflege eines Familienmitglieds, Begleitung eines Familienmitglieds zum Arzt, Bezahlte Freistellung, Unbezahlte Freistellung, Freizeitausgleich, Abwesenheit, Streik sowie Mutterschafts- und Elternzeit erfasst. Ein mehrtägiges Ereignis wird automatisch nach der Arbeitszeit auf die Arbeitstage verteilt.

Monatsübersicht und Managementauswertung

Die Monatsübersicht des Mitarbeiters zeigt jeden Tag mit Kommen, Gehen, Arbeitszeit, Ereignis, Arbeitsort und Notiz sowie die Monatssummen. Arbeit am Samstag, Sonntag, an Feiertagen und nachts wird separat berechnet.

Export dochádzky do Excelu

Für den gewählten Zeitraum und Arbeitsort erzeugen Sie eine Excel-Datei mit Zusammenfassung und Tagesdetails für jeden Mitarbeiter. Die Datei kommt per E-Mail und dient als Grundlage für die Lohnabrechnung oder die Abrechnung gegenüber Kunden.

Persönliche Übersicht für den Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter sieht in seiner App seine eigene Zeiterfassung pro Tag und pro Monat und kann ein Ereignis oder eine Notiz eintragen, wenn der Administrator es erlaubt. Ausgewählten Mitarbeitern, z. B. Vorgesetzten, kann auch die Zeiterfassung ihres Teams freigegeben werden.

Berechtigungen und Sicherheit

• Der Administrator entscheidet, ob Mitarbeiter Zeiten bearbeiten, Ereignisse hinzufügen oder nur scannen dürfen.
• Unumkehrbare Vorgänge, z. B. das Löschen eines Mitarbeiters mit seiner gesamten Zeiterfassung, werden mit einem PIN-Code bestätigt.
• Die Kommunikation zwischen App und Server ist verschlüsselt, und jede Anfrage ist signiert.
• Jede Änderung der Zeiterfassung wird protokolliert, sodass nachvollziehbar ist, wer wann einen Eintrag geändert hat.

Zusatzfunktionen

Über die Basis hinaus können wir auf Anfrage automatische Pausen, Rundung, E-Mail-Benachrichtigungen, Berechnung von Überstunden und Saldo, Resturlaub, GPS-Pflicht und mehr aktivieren. Vier sind kostenlos, die übrigen gegen eine einmalige Gebühr.

Liste der Zusatzfunktionen und Preise »

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert die App auf Android und iPhone?

Ja, die App ist bei Google Play und im App Store erhältlich. Der Administrator hat zusätzlich eine Webanwendung im Browser.

Wie viele Arbeitsorte kann ich haben?

Unbegrenzt. Die Anzahl der Arbeitsorte ändert den Preis nicht.

Kann ein Mitarbeiter die Zeiten von Kollegen sehen?

Standardmäßig sieht er nur seine eigenen. Der Administrator kann ausgewählten Mitarbeitern die Zeiten anderer Personen freigeben, z. B. dem Vorgesetzten sein Team.

Können Zeiten nachträglich bearbeitet werden?

Ja, der Administrator kann jeden Eintrag bearbeiten oder löschen und fehlende hinzufügen. Änderungen werden protokolliert.