Zeiterfassung ohne Terminal: Vergleich von QR-App, Terminal und Papier
Die QR-Zeiterfassung braucht weder Terminal noch Chips. Mitarbeiter scannen den QR-Code mit dem eigenen Smartphone, der Preis beträgt 3 € zzgl. MwSt. pro Mitarbeiter und Monat ohne Anfangsinvestition. Vergleich mit Zeiterfassungsterminal und Stundenzettel auf Papier.
Vergleich von drei Arten der Zeiterfassung
| QR-Zeiterfassung per Smartphone | Zeiterfassungsterminal | Stundenzettel auf Papier | |
|---|---|---|---|
| Anfangsinvestition | Keine, den QR-Code drucken Sie aus | Terminal für jeden Standort, Chips oder Karten, Installation | Keine |
| Monatliche Kosten | 3 € zzgl. MwSt. pro Mitarbeiter mit erfassten Zeiten | Softwarelizenz, Wartung, Ersatz von Chips | Zeit für Übertragung und Kontrolle |
| Einführung | Minuten, Registrierung und Druck des QR-Codes | Tage bis Wochen, Montage und Konfiguration | Sofort |
| Mehrere Standorte oder Baustellen | QR-Code an jedem, ohne Begrenzung | Terminal an jedem Standort | Zettel an jedem Standort |
| Außendienst, beim Kunden | Ja, mit GPS-Position des Scans | Nein | Ohne Kontrolle |
| Schutz vor Missbrauch | GPS-Position, persönliches Konto, PIN | Der Chip kann einem Kollegen geliehen werden | Keine |
| Übersicht in Echtzeit | Ja, in der App und im Browser | Je nach Software | Nein |
| Unterlagen für die Lohnabrechnung | Excel automatisch per E-Mail | Je nach Software | Manuelle Übertragung |
| Ereignisse (Urlaub, Krankheit, Arzt) | Ja, 15 Typen, auch mehrtägig | Je nach Software | Manuell |
| Wartung | Keine, Updates automatisch | Hardware-Wartung, Batterien, Störungen | Keine |
| Internetausfall | Der Scan wird gespeichert und später gesendet | Je nach Gerät | Ohne Einfluss |
Wann die QR-Zeiterfassung die bessere Wahl ist
- Sie haben mehrere Standorte oder Baustellen oder arbeiten beim Kunden, und ein Terminal an jedem Ort wäre teuer.
- Sie wollen sofort starten, ohne Investition und ohne Montage.
- Sie müssen nicht nur wissen, wann, sondern auch wo ein Mitarbeiter gekommen und gegangen ist.
- Sie wollen nur für Personen zahlen, die ihre Zeit tatsächlich erfassen, keine Pauschale.
- Die Mitarbeiter haben ein gewöhnliches Smartphone mit Android oder iOS.
Wann ein Terminal sinnvoll ist
Wenn die Zeiterfassung direkt ein Drehkreuz oder eine Tür steuern soll oder wenn die Firmenrichtlinie private Telefone verbietet. In allen anderen Fällen bringt ein Terminal Kosten, aber keine Funktionen.
Umstieg von Papier oder Terminal
Der Umstieg muss nicht geplant werden. Sie registrieren sich, legen Arbeitsorte und Mitarbeiter an, und ab dem nächsten Tag wird gescannt. Die alte Erfassung müssen Sie nicht übertragen, die neue läuft parallel, und bisherige Unterlagen bleiben, wo sie sind.
Häufig gestellte Fragen
- Ist die QR-Zeiterfassung eine ausreichende Grundlage für eine Prüfung durch die Behörden?
- Die Erfassung enthält Beginn und Ende der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters pro Tag, die geleistete Arbeitszeit und Ereignisse und kann jederzeit gedruckt oder exportiert werden. Die konkreten Anforderungen an die Aufzeichnung klären Sie bitte mit Ihrer Lohnbuchhaltung nach der Gesetzgebung Ihres Landes.
- Was, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?
- Die App erfordert ein Smartphone mit Android oder iOS. Für einen Mitarbeiter ohne Smartphone trägt der Administrator die Zeiten manuell im Web oder in der App ein.
- Kann ich Terminal und QR-App kombinieren?
- Technisch ja, aber die Auswertungen wären in zwei Systemen. Die meisten Unternehmen steigen vollständig auf die QR-Zeiterfassung um, um eine einzige Grundlage für die Lohnabrechnung zu haben.
Testen Sie die QR-Zeiterfassung kostenlos
15 Tage ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Die Registrierung dauert eine Minute.
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