So funktioniert die QR-Zeiterfassung

Einführung in 4 Schritten

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   Registrieren Sie sich

   Geben Sie E-Mail und Passwort im Web oder in der mobilen App ein. Das Konto ist sofort aktiv, die ersten 15 Tage kostenlos. Sie brauchen weder Kreditkarte noch Vertrag.

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   Arbeitsorte anlegen und QR-Codes drucken

   Legen Sie für jeden Standort, jede Baustelle oder jedes Projekt einen Arbeitsort an. Die App erzeugt dazu einen QR-Code, den Sie auf einem normalen Drucker ausdrucken oder als PDF per E-Mail senden und am Eingang anbringen.

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   Mitarbeiter hinzufügen

   Geben Sie Name, E-Mail und Arbeitszeit ein. Der Mitarbeiter erhält per E-Mail eine Anleitung, lädt die App für Android oder iOS herunter und meldet sich an. Die Anzahl der Mitarbeiter ist unbegrenzt.

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   Mitarbeiter scannen beim Kommen und Gehen

   Der Mitarbeiter öffnet die App, scannt den QR-Code des Arbeitsorts und wählt Kommen oder Gehen. Der Eintrag wird mit genauer Zeit, Arbeitsort und GPS-Position gespeichert. Die Zeiterfassung ist für den Administrator sofort sichtbar.

So läuft das Scannen ab

Jeder Mitarbeiter hat die App auf dem eigenen Telefon mit Android oder iOS. Beim Kommen öffnet er die App, scannt den am Arbeitsort angebrachten QR-Code und bestätigt das Kommen, beim Gehen dasselbe mit Gehen. Der QR-Code ist ein ausgedrucktes Blatt Papier, am Arbeitsort gibt es kein Gerät, keine Chips und keine Karten.

Funktioniert es auch ohne Internet?

Ja. Hat das Telefon beim Scan keine Verbindung, speichert die App den Eintrag mit der ursprünglichen Scanzeit und sendet ihn automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Der Mitarbeiter muss nichts wiederholen. Die Scanzeit bleibt erhalten, nicht die Sendezeit.

Was der Administrator sieht

• Die Zeitliste in Echtzeit: wer arbeitet, wann er gekommen ist, an welchem Arbeitsort und ob der Scan im Umkreis des Arbeitsorts lag (grüne oder rote GPS-Markierung).
• Die Monatsübersicht jedes Mitarbeiters mit Arbeitsstunden, Ereignissen und Summen.
• Die Möglichkeit, einen Eintrag manuell hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, z. B. ein vergessenes Gehen oder einen mehrtägigen Urlaub.
• Den Excel-Export der Zeiterfassung für den gewählten Zeitraum und Arbeitsort, per E-Mail versandt.
• Die Verwaltung von Mitarbeitern, Arbeitsorten und Berechtigungen in der App und im Webbrowser.

Was der Mitarbeiter sieht

• Den QR-Code-Scanner mit Auswahl von Kommen oder Gehen.
• Die eigene Tages- und Monatsübersicht der Zeiten und Ereignisse.
• Die Eingabe eines Ereignisses, z. B. Urlaub, Arztbesuch oder Krankheit, wenn der Administrator es erlaubt.
• Eine Notiz zum Zeiteintrag.

Welche Ereignisse erfasst werden können

Arbeit, Home Office, Dienstreise, Dienstlich abwesend, Urlaub, Arztbesuch, Krankheit, Pflege eines Familienmitglieds, Begleitung eines Familienmitglieds zum Arzt, Bezahlte Freistellung, Unbezahlte Freistellung, Freizeitausgleich, Abwesenheit, Streik, Mutterschafts- und Elternzeit. Ein mehrtägiges Ereignis wird nach der Arbeitszeit des Mitarbeiters auf die einzelnen Arbeitstage verteilt.

Häufig gestellte Fragen

Braucht jeder Mitarbeiter ein Smartphone?

Ja, die App läuft auf Android und iOS, ein gewöhnliches Smartphone genügt. Für einen Mitarbeiter ohne Smartphone trägt der Administrator die Zeiten manuell im Web oder in der App ein.

Was, wenn ein Mitarbeiter vergisst, das Gehen zu scannen?

Der Administrator trägt den Eintrag manuell in der App oder im Web nach. Als Zusatzfunktion können wir das automatische Abschließen der Zeiterfassung nach Arbeitszeit oder eine E-Mail-Benachrichtigung bei nicht gescanntem Gehen aktivieren.

Kann der QR-Code missbraucht werden, z. B. abfotografiert und von zu Hause gescannt?

Jeder Scan wird mit der GPS-Position des Telefons gespeichert, und der Administrator sieht, ob er innerhalb von 150 Metern vom Arbeitsort lag. Optional kann ein Scan außerhalb des Umkreises komplett gesperrt werden.

Wie lange dauert die Einführung?

Registrierung, Anlegen eines Arbeitsorts und Drucken des QR-Codes dauern wenige Minuten. Mitarbeiter werden nach und nach hinzugefügt, jeder erhält eine Anleitung per E-Mail.