Häufig gestellte Fragen zur QR-Zeiterfassung

Erste Schritte

Was ist die QR-Zeiterfassung?

Ein Zeiterfassungssystem, in dem Mitarbeiter Kommen und Gehen durch Scannen des QR-Codes am Arbeitsort mit dem eigenen Smartphone erfassen. Es braucht weder Terminal noch Chips, der Administrator sieht die Zeiten in der App und im Browser.

Wie lange dauert die Einführung?

Registrierung, Anlegen eines Arbeitsorts und Drucken des QR-Codes dauern wenige Minuten. Die Mitarbeiter erhalten Anleitungen per E-Mail und werden nach und nach hinzugefügt.

Ist die Testversion kostenlos?

Ja, die ersten 15 Tage ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Danach geben Sie die Rechnungsdaten ein und machen weiter.

Für wie große Unternehmen ist das System gedacht?

Von einem Mitarbeiter bis zu Hunderten. Der Preis pro Mitarbeiter ist gleich, und die Anzahl der Arbeitsorte ist unbegrenzt.

In welchen Sprachen funktioniert die App?

Auf Slowakisch, Tschechisch und Deutsch. Jede Sprachversion hat eine eigene Domain und eigenen Support.

Preise und Abrechnung

Was kostet die QR-Zeiterfassung?

3 € zzgl. MwSt. pro Mitarbeiter und Kalendermonat. Bezahlt wird nur für Mitarbeiter, die im Monat Zeiten erfasst haben. Keine Fixkosten, keine Vertragsbindung.

Zahle ich für einen Mitarbeiter, der den ganzen Monat keine Zeiten erfasst hat?

Nein. Abgerechnet werden nur Mitarbeiter mit mindestens einem Eintrag im Monat.

Wie und wann erhalte ich die Rechnung?

Per E-Mail zu Monatsbeginn für den vergangenen Monat. Bezahlt wird per Banküberweisung.

Was sind Zusatzfunktionen und was kosten sie?

Erweiterungen über die Basis hinaus, z. B. Überstunden, Saldo, GPS-Pflicht oder individuelle Pausen. Vier sind kostenlos, die übrigen gegen eine einmalige Gebühr ab 50 € zzgl. MwSt.

Nutzung

Funktioniert das Scannen ohne Internet?

Ja. Der Scan wird mit der ursprünglichen Zeit im Telefon gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung automatisch gesendet.

Was, wenn ein Mitarbeiter vergisst, das Gehen zu scannen?

Der Administrator trägt das Gehen manuell nach. Optional können wir das automatische Abschließen nach Arbeitszeit oder eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren.

Können Zeiten manuell bearbeitet werden?

Ja, der Administrator kann jeden Eintrag in der App und im Web bearbeiten, löschen oder hinzufügen. Änderungen werden protokolliert.

Wie trage ich eine ganze Woche Urlaub ein?

Sie erfassen das Ereignis Urlaub vom ersten bis zum letzten Tag. Das System verteilt es auf die einzelnen Arbeitstage nach der Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Was, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?

Die App erfordert ein Smartphone mit Android oder iOS. Für einen Mitarbeiter ohne Smartphone trägt der Administrator die Zeiten manuell im Web oder in der App ein.

Kann ein Mitarbeiter für einen Kollegen scannen?

Jeder Scan gehört zum angemeldeten Konto und hat die GPS-Position des Telefons. Das Teilen von Zugangsdaten verhindert die Zusatzfunktion Einmalpasswort.

Mitarbeiter und Berechtigungen

Wie meldet sich ein Mitarbeiter in der App an?

Der Administrator legt ihm ein Profil mit E-Mail und Passwort an. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Anleitung, lädt die App herunter und meldet sich an.

Was sieht der Mitarbeiter?

Seine eigene Zeiterfassung pro Tag und pro Monat. Die Zeiten von Kollegen sieht er nur, wenn der Administrator sie ihm freigibt, z. B. dem Teamleiter.

Kann ich Mitarbeitern das Bearbeiten der Zeiten verbieten?

Ja. Der Administrator legt fest, ob Mitarbeiter Zeiten bearbeiten, Ereignisse hinzufügen oder nur scannen dürfen.

Was passiert, wenn ich einen Mitarbeiter lösche?

Es wird auch seine gesamte Zeiterfassung gelöscht, daher wird der Vorgang mit einem PIN-Code bestätigt. Wenn Sie die Historie behalten möchten, lassen Sie den Mitarbeiter ohne Zeiterfassung im System, Sie zahlen nichts für ihn.

Ein Mitarbeiter hat sein Passwort vergessen. Was nun?

Auf dem Anmeldebildschirm fordert er die Passwort-Wiederherstellung per E-Mail an, oder der Administrator vergibt im Profil ein neues Passwort.

GPS und Sicherheit

Wie funktioniert die GPS-Kontrolle?

Beim Scan wird die Position des Telefons gespeichert, und der Administrator sieht, ob sie innerhalb von 150 Metern vom Arbeitsort lag. Optional wird ein Scan außerhalb des Umkreises abgelehnt.

Verfolgt die App die Position des Mitarbeiters während des Tages?

Nein. Die Position wird nur im Moment des Scans beim Kommen oder Gehen gelesen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Auf Servern in der Europäischen Union. Die Kommunikation der App mit dem Server ist verschlüsselt, und jede Anfrage ist signiert.

Wer hat Zugriff auf die Zeiterfassung meines Unternehmens?

Nur der Administrator des Unternehmens und Mitarbeiter in dem Umfang, den der Administrator festlegt. Wir geben Daten nicht an Dritte weiter.

Auswertungen und Buchhaltung

Wie erhalte ich Unterlagen für die Lohnabrechnung?

Durch Excel-Export für den gewählten Zeitraum und Arbeitsort. Die Datei enthält Zusammenfassung und Tagesdetails für jeden Mitarbeiter und kommt per E-Mail.

Berechnet das System Überstunden?

Die Basis berechnet geleistete Arbeitszeit, Arbeit am Wochenende, an Feiertagen und nachts. Überstunden gegenüber dem Arbeitszeitkonto und ein zwischen den Monaten übertragener Saldo sind Zusatzfunktionen.

Wird die Mittagspause abgezogen?

Auf Anfrage aktivieren wir kostenlos den automatischen Pausenabzug nach 4,5 Stunden Arbeit, Dauer und Schwelle stellen wir nach Ihren Vorgaben ein.

Kann die Zeiterfassung gedruckt werden?

Ja, sowohl die Monatsübersicht des Mitarbeiters als auch der Excel-Export lassen sich drucken.